La mise en place du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a entraîné de profonds changements dans la manière dont les entreprises traitent et protègent les données personnelles de leurs clients. Cette réglementation, qui est entrée en vigueur le 25 mai 2018, a pour objectif de renforcer et d’uniformiser la protection des données au sein des pays membres de l’Union européenne. Dans ce contexte, il est essentiel pour les sociétés d’être informées sur leurs nouvelles responsabilités et d’adopter une démarche proactive afin d’être en conformité avec cette législation.
Le principe de responsabilité (accountability)
Le RGPD introduit le principe de responsabilité (accountability), qui impose aux entreprises de mettre en place des mesures internes et externes pour garantir la protection des données personnelles. Cela signifie que les sociétés doivent être capables de démontrer à tout moment qu’elles respectent les principes énoncés par le RGPD, tels que la minimisation des données, la transparence ou encore la limitation de la conservation.
Pour se conformer à ce principe, les entreprises peuvent mettre en place différentes actions, comme réaliser un registre de leurs activités de traitement, nommer un délégué à la protection des données (DPO), effectuer une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) ou encore élaborer une politique interne de protection des données.
Le consentement des personnes concernées
Le RGPD renforce également les conditions de recueil du consentement des personnes concernées par le traitement de leurs données. Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque pour être considéré comme valide. Les entreprises doivent donc s’assurer que les personnes concernées ont bien compris les finalités et les modalités du traitement de leurs données avant de donner leur accord, et qu’elles peuvent retirer leur consentement à tout moment.
De plus, le RGPD exige que les entreprises soient en mesure de prouver que le consentement a été donné. Pour cela, elles peuvent mettre en place des mécanismes d’enregistrement et de traçabilité des consentements, tels que des cases à cocher sur leur site internet ou des messages d’information clairs et accessibles.
Les droits des personnes concernées
Le RGPD consacre plusieurs droits pour les personnes concernées par le traitement de leurs données personnelles, tels que le droit d’accès, le droit à la rectification, le droit à l’effacement (droit à l’oubli), le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données et le droit d’opposition. Les entreprises doivent informer les personnes concernées de l’existence de ces droits et mettre en place des procédures permettant de répondre aux demandes d’exercice de ces droits dans un délai d’un mois.
Par exemple, une entreprise peut mettre en place un formulaire en ligne permettant aux personnes concernées d’exercer leurs droits ou encore désigner un responsable chargé de traiter ces demandes. Il est important pour les sociétés de prendre en compte ces droits dans leur politique de protection des données et de former leurs collaborateurs à la gestion des demandes d’exercice des droits.
La notification des violations de données
Le RGPD impose aux entreprises de notifier les violations de données personnelles à l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Cette obligation s’accompagne également d’une obligation d’informer les personnes concernées si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.
Afin d’être en conformité avec cette exigence, les entreprises doivent mettre en place des procédures internes permettant de détecter rapidement les violations de données et d’évaluer leur gravité. Elles doivent également se doter d’un plan d’action en cas de violation, incluant notamment la désignation d’un responsable chargé de la notification à l’autorité compétente et la communication aux personnes concernées.
Les sanctions encourues
Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes pour les entreprises. En effet, le montant des amendes peut atteindre jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. Il est donc crucial pour les sociétés de prendre conscience des enjeux liés au respect du RGPD et de mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles qu’elles traitent.
Outre les sanctions financières, le non-respect du RGPD peut également avoir des conséquences sur l’image et la réputation des entreprises. En effet, la protection des données est aujourd’hui un enjeu majeur pour les consommateurs, qui sont de plus en plus sensibles à la manière dont leurs informations personnelles sont traitées. Les entreprises doivent donc veiller à instaurer une relation de confiance avec leurs clients en garantissant un haut niveau de protection des données.
Face à ces nouvelles responsabilités induites par le RGPD, les sociétés doivent impérativement adapter leurs pratiques et mettre en place une stratégie globale de protection des données personnelles. Cette démarche doit être menée en concertation avec l’ensemble des acteurs internes (direction, service juridique, service informatique) et externes (prestataires, partenaires) afin d’assurer une conformité optimale et durable.